En muchas familias, la información importante está repartida por todas partes: unos papeles en un cajón, una contraseña guardada en el celular de una sola persona, la póliza del seguro en un correo electrónico y la lista de medicamentos en la cabeza de alguien. Eso funciona hasta el día en que la persona que sabe dónde está todo no puede contestar el teléfono. Una carpeta de emergencia familiar reúne lo esencial en un solo lugar que las personas de su confianza pueden encontrar y usar. Aquí le explicamos qué debe tener, sección por sección, y cómo mantenerla segura y al día.
Qué es una carpeta de emergencia familiar (y qué no es)
Piense en ella como un manual de instrucciones para su hogar. Responde las preguntas que tendría alguien si usted estuviera de repente en el hospital, de viaje sin señal o si llegara a faltar: ¿A quién llamo primero? ¿Qué medicamentos toma? ¿Con qué banco se paga la casa? ¿Dónde está el testamento?
No es un documento legal. Una carpeta no reemplaza un testamento, un fideicomiso, un poder notarial ni unas directivas anticipadas. Lo que hace es decirle a su familia que esos documentos existen y dónde están los originales. Si todavía no los tiene, la carpeta es un buen recordatorio para consultar con un abogado.
Antes de empezar
- Una carpeta de tres argollas de 1.5 a 2 pulgadas con separadores, o un organizador digital rellenable que pueda imprimir
- Protectores de hojas para tarjetas y copias que no quiera perforar
- Más o menos una hora para la primera vuelta. No tiene que terminar en un día: empiece por la primera sección y complete las demás en unos cuantos fines de semana
Sección 1: La página de "empiece aquí"
Ponga al frente una sola hoja que alguien pueda leer en dos minutos durante una crisis:
- Las tres a cinco personas a quienes llamar primero, con sus teléfonos
- Quién puede tomar decisiones médicas por usted y quién puede encargarse del dinero si usted no puede
- Dónde guarda la información más delicada, si la tiene aparte
- Una nota breve con sus propias palabras para quien lea la carpeta
Sección 2: Datos personales y contactos
- Nombre completo, fecha de nacimiento y dirección de cada adulto del hogar
- Dónde se guardan las actas de nacimiento, pasaportes y tarjetas de Seguro Social (no los números)
- Contactos: familia cercana, vecinos, recursos humanos del trabajo, médicos, abogado, contador, agente de seguros, su iglesia o comunidad, amistades cercanas
- Un plan familiar de emergencia: punto de encuentro, un contacto fuera de la ciudad o del país y cómo se van a comunicar
Sección 3: Salud
Esta es la sección que con más probabilidad se necesitará de prisa.
- Un resumen médico de una página por persona: enfermedades, alergias, cirugías y tipo de sangre si lo sabe
- Medicamentos actuales con la dosis y cada cuánto se toman, incluidos los de venta libre, vitaminas y remedios naturales
- Médicos, hospital de preferencia y farmacia
- Copias de las tarjetas del seguro médico, por ambos lados
- Dónde están el poder para decisiones médicas y las directivas anticipadas o testamento vital
- Idioma de preferencia y si necesita intérprete. En Estados Unidos, los hospitales que reciben fondos federales por lo general deben ofrecer servicios de intérprete sin costo; anotarlo ayuda a que lo pidan
Sección 4: Dinero
La idea es tener un mapa, no una caja fuerte. Anote las instituciones y para qué sirve cada cuenta, de modo que alguien pueda mantener la casa funcionando por un mes.
- Bancos y cooperativas de crédito, con el tipo de cuenta y solo los últimos cuatro dígitos
- Cuentas de retiro e inversiones, y quiénes son los beneficiarios
- Ingresos: sueldo, pensión, Seguro Social, rentas
- Pagos y cobros automáticos: renta o hipoteca, luz, agua, gas, teléfono, seguros, préstamos, suscripciones, con sus fechas
- Envíos de dinero que hace con regularidad a familiares, y por qué servicio
- Deudas: tarjetas de crédito, préstamos del carro, préstamos estudiantiles
- Dónde están las declaraciones de impuestos recientes y quién las prepara
Sección 5: Seguros
| Tipo de seguro | Qué anotar |
|---|---|
| Seguro de vida | Compañía, dónde está la póliza, beneficiarios, contacto del agente |
| Incapacidad | De corto o largo plazo, por el trabajo o privado |
| Casa o inquilino | Compañía, agente, dónde está la póliza |
| Auto | Compañía, vehículos cubiertos, teléfono para reclamos |
| Por el trabajo | Seguro de vida de grupo, muerte accidental, planes adicionales; a quién llamar en recursos humanos |
Sección 6: Casa, vehículos y bienes
- Dónde están las llaves de paso del agua y del gas y la caja de fusibles
- Compañías de servicios y a nombre de quién están
- Personas de confianza para reparaciones: plomero, electricista, aire acondicionado, el dueño o administrador
- Vehículos: dónde están los títulos y los datos del préstamo o arrendamiento
- Objetos de valor y dónde están, y si tiene una caja de seguridad en el banco, quién tiene la llave
Sección 7: Vida digital
Un celular que nadie puede desbloquear puede detener todo lo demás. No hace falta escribir todas sus contraseñas. Es más seguro:
- Anotar sus aparatos y quién podría desbloquearlos en una emergencia
- Si usa un administrador de contraseñas, anotar cómo podría llegar a él una persona de confianza
- Escribir sus correos electrónicos principales, porque la mayoría de las cuentas se recuperan por correo
- Decidir qué quiere que se haga con sus fotos, su correo y sus redes sociales
Sección 8: Hijos, dependientes y mascotas
- Una ficha por cada hijo: escuela, médico, alergias, rutinas y quién puede recogerlo
- Sus deseos sobre quién cuidaría a sus hijos (tutor) y dónde están los documentos legales que lo nombran. Si sus hijos son menores, este es uno de los temas más importantes para hablar con un abogado
- Datos de cuidado para cualquier otra persona que dependa de usted, aquí o en otro país
- Fichas de las mascotas: veterinario, comida, medicamentos y quién se las llevaría
Sección 9: Dónde están los documentos importantes
En lugar de meter los originales en la carpeta, haga una lista que diga dónde está cada uno: testamento, poderes, directivas anticipadas, escrituras, títulos de vehículos, actas de matrimonio o divorcio, documentos migratorios, pasaportes y actas de nacimiento, incluidas las de otro país. Agregue los datos de su abogado, contador o asesor.
Sección 10: Deseos y repaso anual
- Sus deseos para el funeral o la despedida, si los tiene, incluido si desea que lo trasladen a su país de origen
- Personas a quienes avisar y cómo localizarlas
- Cartas para sus seres queridos, si desea incluirlas
- Un registro con fechas: cada vez que actualice la carpeta, anote el día
Dónde guardarla y quién debe saberlo
Guárdela en un lugar seguro pero accesible, como un archivero en casa o una caja resistente al fuego que no dependa de una combinación que solo usted conoce. Dígale a una o dos personas de confianza que existe y dónde está. Como contiene datos delicados, anote dónde están las cosas en lugar de números de cuenta completos o contraseñas, y triture las hojas viejas cuando las cambie.
Mantenerla al día
- Actualice la lista de medicamentos el mismo día que haya un cambio
- Escoja una fecha al año, como un cumpleaños o la primera semana de enero, para un repaso de 30 minutos
- Revísela después de cambios grandes: una mudanza, un bebé, un matrimonio o divorcio, un trabajo nuevo, una pérdida en la familia
Empiece hoy
Puede armar su carpeta con hojas sencillas siguiendo esta lista. Para empezar por la parte médica, obtenga el Kit Listo para Emergencias gratis: el Resumen de salud de emergencia de una página, la guía "¿A dónde voy?" y tarjetas de intérprete para la cartera, en español y en inglés.
Para la sección de salud, la Carpeta de Salud Familiar: edición rellenable + iPad ($29) reúne medicamentos, alergias, enfermedades, médicos y seguro en una sola carpeta, con cada página en español y en inglés.
Relacionado: Complemente su carpeta con un manual de la casa y nuestra lista de documentos importantes.
El equipo de Ambos Health
Información general, no es asesoría legal, financiera ni médica. En caso de emergencia, llame al 911.