Casi ninguna familia piensa en sus papeles hasta el día en que necesita uno con urgencia. La escuela pide el acta de nacimiento, el banco quiere la declaración de impuestos del año pasado, en el hospital preguntan quién tiene un poder para decisiones médicas, o fallece un ser querido y nadie sabe dónde está la póliza del seguro de vida. Esta lista le ayuda a saber qué documentos guardar, cuánto tiempo conservarlos y dónde poner cada uno para que la persona indicada los encuentre.
Primero, separe sus documentos en tres grupos
Antes de comprar carpetas o una caja fuerte, decida qué tipo de documento es cada uno. Eso le dirá dónde guardarlo.
- Difíciles de reemplazar: originales que cuestan tiempo, dinero o viajes para volver a sacar. Actas de nacimiento, matrimonio y defunción, tarjetas del Seguro Social, pasaportes, escrituras, títulos de vehículos, documentos de adopción, ciudadanía o inmigración.
- Para guardar un tiempo: registros que necesita por unos años y luego puede triturar. Declaraciones de impuestos y sus comprobantes, talones de pago, estados de cuenta, facturas médicas.
- Para mantener al día: documentos que solo sirven en su versión más reciente. Pólizas de seguro, lista de medicamentos, contactos de emergencia, testamento y poderes, lista de cuentas.
La lista de documentos importantes
Identidad y registros civiles
- Actas de nacimiento de todos en el hogar, incluidas las de su país de origen, con su traducción si la tiene
- Tarjetas del Seguro Social (guárdelas en casa, no en la cartera)
- Pasaportes de todos, con la fecha de vencimiento anotada, y la matrícula consular si la tiene
- Acta de matrimonio, sentencia de divorcio, documentos de cambio de nombre
- Certificado de naturalización o ciudadanía, tarjeta de residente y otros documentos de inmigración
- Documentos de servicio militar, si alguien en la familia sirvió
- Actas de defunción de familiares cuyos asuntos todavía esté atendiendo
Si tiene trámites migratorios en curso, guarde copias de todos los avisos, recibos y cartas que reciba, en orden de fecha. Un abogado de inmigración o una organización acreditada puede orientarle sobre qué conservar.
Documentos legales
- Testamento y fideicomiso, si los tiene, con el nombre y teléfono del abogado que los preparó
- Poder notarial para asuntos financieros
- Poder para decisiones médicas y directiva anticipada (testamento vital)
- Autorización HIPAA que indique quién puede recibir su información médica
- Sus deseos sobre quién cuidaría a sus hijos menores si a usted le pasara algo, si los ha puesto por escrito
Casa y vehículos
- Escritura o documentos de la hipoteca, o su contrato de renta
- Títulos de los vehículos y papeles de los préstamos
- Fotos o video de lo que hay en su casa, guardados fuera de la casa
Dinero
- Una lista de cuentas de banco, retiro, inversiones y tarjetas de crédito: solo la institución y el tipo de cuenta, no los números completos
- Estados de cuenta recientes
- Declaraciones de impuestos y sus comprobantes
- Préstamos y deudas que otros deban conocer
- Información sobre envíos de dinero o cuentas en otro país, si las tiene
Seguros
- Pólizas de vida, incapacidad, salud y dental
- Seguro de la casa o de inquilino y del auto
- Beneficios del trabajo, que muchas familias olvidan que existen
- Nombre y teléfono del agente, y número de póliza
Salud
- Lista de medicamentos de cada persona, con la dosis y para qué es cada uno
- Alergias, enfermedades y cirugías anteriores
- Copias de las tarjetas de seguro médico, Medicaid o Medicare, por ambos lados
- Cartillas de vacunación, sobre todo de los niños
Dónde guardar cada documento
No hay un solo lugar perfecto para todo. Un sistema práctico usa tres o cuatro lugares, cada uno con su función.
| Lugar | Sirve para | Tenga en cuenta |
|---|---|---|
| Caja resistente al fuego y al agua en casa | Originales difíciles de reemplazar: actas, pasaportes, tarjetas del Seguro Social, títulos | Dígale a una persona de confianza dónde está y cómo abrirla |
| Caja de seguridad en el banco | Originales que casi nunca necesita, como escrituras | Puede ser difícil que su familia la abra rápido. Pregunte en su banco quién puede entrar. No guarde ahí documentos que se necesiten en una emergencia, como el poder para decisiones médicas. |
| Archivero o carpeta en casa | Pólizas vigentes, estados de cuenta, lista de medicamentos y una hoja que diga dónde está todo lo demás | Triture las versiones viejas para que nadie use información equivocada |
| Almacenamiento digital protegido | Copias escaneadas de los documentos clave y las fotos de su casa | Use contraseñas fuertes y verificación en dos pasos. Asegúrese de que alguien de confianza pueda entrar si hace falta. |
| Oficina de su abogado | El testamento original, si el abogado ofrece guardarlo | Tenga una copia en casa y una nota que diga dónde está el original |
Pregúntele al abogado que preparó su testamento dónde conviene guardar el original. Las reglas cambian de un estado a otro, y una copia no siempre sustituye al original.
Cuánto tiempo guardar cada papel
Guardar todos los papeles para siempre es casi tan poco útil como perderlos, porque los importantes quedan enterrados. Estas son pautas generales; consulte con un profesional de impuestos para su caso.
- Para siempre: registros civiles, documentos de inmigración y ciudadanía, testamento y poderes vigentes, escrituras mientras sea dueño de la propiedad
- Varios años: declaraciones de impuestos y sus comprobantes. El sitio del IRS explica cuánto tiempo guardarlos; en algunos casos el plazo es mayor.
- Hasta que se reemplacen: pólizas de seguro, títulos de vehículos mientras los tenga, garantías vigentes
- Más o menos un año: talones de pago, una vez que coincidan con su formulario de fin de año
La hoja que une todo
El documento más útil de todo el sistema no es un papel legal. Es una hoja sencilla que diga qué documento tiene y dónde está exactamente. Por ejemplo: "Testamento: original en la oficina del abogado, copia en la carpeta azul del escritorio. Seguro de vida: póliza en la caja de casa; el teléfono del agente está en mi celular." Esa hoja convierte una búsqueda angustiosa en una tarea de cinco minutos para quien tenga que ayudarle. Si solo hace una cosa después de leer este artículo, que sea esa hoja.
- Anote dónde está cada cosa, nunca contraseñas, números de cuenta completos ni números de identificación
- Guárdela junto con sus otros documentos importantes
- Dígale a una o dos personas de confianza que existe
- Revísela una vez al año y después de cambios grandes, como una mudanza, un nacimiento o una pérdida en la familia
Si además quiere armar una carpeta para emergencias, nuestra guía sobre qué debe tener una carpeta de emergencia familiar cubre contactos, salud, vida digital y deseos.
Agregue la información médica de su familia
Puede organizar todo esto con carpetas sencillas y la lista de arriba. Para la parte médica, obtenga el Kit Listo para Emergencias gratis: el Resumen de salud de emergencia de una página, la guía "¿A dónde voy?" y tarjetas de intérprete para la cartera, en español y en inglés. Para tener junta la información de salud de toda la familia, la Carpeta de Salud Familiar: edición rellenable + iPad ($29) reúne medicamentos, alergias, enfermedades, médicos y seguro en una sola carpeta, con cada página en español y en inglés.
El equipo de Ambos Health
Información general, no es asesoría legal, financiera ni médica. En caso de emergencia, llame al 911.