Si alguien le nombró albacea en su testamento, o si su familia le pidió que se encargue de todo después de una muerte, es normal sentirse perdido. La palabra suena seria y nadie explica bien qué implica. Esta guía le cuenta, paso a paso y en palabras sencillas, qué hace un albacea en Estados Unidos.
Antes de empezar, lo más importante: consulte a un abogado; las reglas varían por estado. Cada estado tiene sus propias leyes de sucesión (en inglés, probate), sus plazos y sus formularios. Esto es información general para que usted sepa qué esperar, no asesoría legal.
¿Qué es un albacea?
El albacea (en inglés, executor) es la persona encargada de cumplir lo que dice el testamento de alguien que falleció. Su trabajo, en resumen, es reunir lo que la persona dejó, pagar lo que debía y entregar el resto a quien corresponde, siguiendo la ley del estado.
Algunas cosas que conviene saber desde el principio:
- Ser nombrado en el testamento no le da autoridad de inmediato. En general, el tribunal de sucesiones tiene que confirmarle primero.
- Usted puede decir que no. Nadie está obligado a aceptar el cargo. Si no puede, el tribunal nombrará a otra persona.
- El albacea tiene un deber de lealtad (en inglés, fiduciary duty): debe actuar en beneficio de la herencia y de los herederos, no en el suyo propio.
- Por lo general no paga las deudas con su propio dinero. Las deudas se pagan con los bienes de la herencia.
¿Y si no hay testamento?
Si la persona murió sin testamento, no hay albacea nombrado. En ese caso, normalmente un familiar le pide al tribunal que lo nombre administrador de la herencia. El trabajo es muy parecido, pero los bienes se reparten según las leyes del estado, que suelen dar prioridad al cónyuge y a los hijos. El orden exacto varía por estado.
Lo que hace un albacea, paso a paso
1. Los primeros días: lo urgente
- Ayudar con los arreglos funerarios, si le toca.
- Asegurar la casa, el carro y los objetos de valor. Cerrar con llave, recoger el correo, cuidar a las mascotas.
- Pedir varias copias certificadas del acta de defunción. Bancos, aseguradoras y oficinas del gobierno suelen pedir una cada uno.
Si está en esta etapa, nuestra guía Qué hacer cuando fallece un padre o una madre cubre las primeras semanas con más detalle.
2. Encontrar el testamento original
Busque en los papeles de la persona, en una caja fuerte o pregúntele al abogado que lo preparó. En muchos estados hay que entregar el testamento original al tribunal dentro de cierto plazo después de la muerte.
3. Abrir la sucesión en el tribunal
El albacea presenta el testamento ante el tribunal de sucesiones (probate court) del condado donde vivía la persona. Si todo está en orden, el tribunal emite un documento que le da autoridad legal para actuar, a menudo llamado letters testamentary (cartas testamentarias). Con ese documento, los bancos y otras instituciones aceptan hablar con usted.
Algunos estados tienen procesos simplificados para herencias pequeñas. Pregunte en la oficina del secretario del tribunal (court clerk) o a un abogado.
4. Avisar a quien corresponde
- La Administración del Seguro Social. Muchas veces la funeraria avisa, pero confírmelo.
- El empleador o el plan de pensión.
- Bancos, compañías de tarjetas de crédito y aseguradoras.
- Las tres agencias de crédito, para reducir el riesgo de robo de identidad.
- Los herederos y beneficiarios, según lo que pida la ley del estado.
- Los acreedores. Muchos estados piden publicar un aviso en el periódico y dan a los acreedores un plazo para reclamar.
Anote cada llamada: la fecha, con quién habló y el número de referencia. Le ahorrará muchos dolores de cabeza.
5. Hacer un inventario de los bienes
Haga una lista de todo: cuentas de banco, inversiones, casa, vehículos, objetos de valor y cuentas digitales. Algunos bienes normalmente no pasan por la sucesión, como las cuentas con beneficiario designado, los seguros de vida y las propiedades a nombre de dos personas con derecho de supervivencia. Igual conviene anotarlos.
Para las cuentas digitales, vea cómo manejar las cuentas digitales y contraseñas de la familia.
6. Abrir una cuenta de la herencia
Lo común es solicitar al IRS un número de identificación para la herencia (EIN) y abrir una cuenta bancaria a nombre de la herencia. Todo el dinero que entra y sale pasa por ahí. No mezcle ese dinero con el suyo.
7. Pagar deudas, gastos e impuestos
- Pague las deudas válidas y los gastos de la herencia (funeral, costos del tribunal, mantenimiento de la casa) con el dinero de la herencia, en el orden que indique la ley del estado.
- Presente la última declaración de impuestos sobre la renta de la persona fallecida.
- Según el caso, la herencia puede tener que presentar su propia declaración. Un contador o un abogado le puede decir qué aplica.
Guarde todos los recibos, incluidos los gastos que usted pague de su bolsillo, para que le puedan reembolsar.
8. Repartir los bienes y cerrar la sucesión
Cuando las deudas e impuestos estén pagados y haya pasado el plazo para los acreedores, el albacea entrega los bienes a los herederos según el testamento. Muchas veces debe presentar al tribunal un informe de cuentas final. Después, el tribunal cierra la sucesión y el albacea queda liberado.
¿Algún familiar que lee en inglés también ayuda con la herencia? Puede compartirle nuestro executor checklist, la misma lista de lo que hace un albacea, en inglés.
¿Cuánto tiempo toma?
Depende del estado, del tamaño de la herencia y de si hay desacuerdos. Una sucesión sencilla puede resolverse en algunos meses; una complicada puede tardar bastante más. Tenga paciencia y mantenga a la familia informada.
¿El albacea recibe pago?
En muchos estados el albacea tiene derecho a una compensación, fijada por la ley o por el testamento, y casi siempre a que le reembolsen los gastos razonables. Muchos familiares deciden no cobrar. Pregúntele al abogado de la sucesión qué aplica en su estado.
Consejos para no ahogarse
- Use un solo cuaderno o carpeta para todo.
- Comunique a los herederos lo que va haciendo. La mayoría de los conflictos nacen de la falta de información.
- No reparta nada antes de tiempo, aunque la familia lo pida.
- Pida ayuda profesional cuando la necesite. Un abogado de sucesiones o el secretario del tribunal pueden aclararle mucho.
- Cuídese también. Está haciendo este trabajo mientras vive un duelo.
Lleve todo en un solo lugar
Una libreta o una hoja de cálculo compartida le evita cargar la lista en la cabeza: primeros pasos en orden, registro de actas de defunción, a quién avisó con registro de llamadas, la lista de la sucesión desde encontrar el testamento hasta cerrar la herencia, cuentas y bienes, deudas, casa y vehículos, cuentas digitales y gastos que usted pagó. Compártala con la familia para que todos puedan seguir el proceso. Esta guía es información general, no asesoría legal.
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El equipo de Ambos Health
Información general, no asesoría legal, fiscal ni financiera. Consulte a un abogado; las reglas de sucesión varían por estado.