En la mayoría de los pequeños negocios, la información importante está en la cabeza de una sola persona: qué pagos vencen, a qué proveedor llamar, dónde están los papeles de constitución, qué pide el banco. Si usted tuviera que ausentarse de repente unas semanas, o pasara algo peor, la gente a su alrededor tendría que adivinar. Un plan de continuidad sencillo evita eso. No tiene que ser un documento corporativo de 50 páginas. Basta con que responda las preguntas que alguien se haría el primer día.
1. Los datos básicos del negocio
- Nombre legal, tipo de entidad, dueños y porcentaje de cada uno
- Agente registrado, y dónde se guardan la carta del EIN, los documentos de constitución y las licencias
- Su abogado, contador (CPA), banquero, agente de seguros y proveedor de nómina, con sus teléfonos
2. Lo que mantiene el negocio funcionando
- El dinero: cuentas de banco y de cobro (anote solo los últimos cuatro dígitos, nunca el número completo), procesadores de pago y quién puede firmar
- Programas y accesos: qué sistemas usa y dónde se guardan las credenciales, nunca las contraseñas en sí. Un administrador de contraseñas con acceso de emergencia funciona muy bien para esto.
- Proveedores y clientes clave: contactos, contratos y todo lo que tenga fecha de renovación o de cancelación
- Empleados y nómina: quién trabaja para usted, cómo se corre la nómina y a quién llamar si se detiene
- Todas las fechas límite: renta, préstamos, impuesto sobre ventas, impuestos de nómina, renovación de licencias y de seguros
3. El plan del suplente
Decida quién se hace cargo si usted falta por un tiempo, y deje por escrito lo que esa persona puede hacer:
- Autoridad para firmar y límites de gasto
- Qué puede decidir sola y qué debe esperar por usted o por un socio
- Una lista para los primeros 30 días: nómina, compromisos con clientes, pagos y a quién avisar
- Cómo se hace realmente el trabajo: la rutina semanal que nadie más ha visto
Muchos bancos y procesadores de pago solo aceptan a un suplente que ya esté autorizado en la cuenta, así que conviene arreglar eso con tiempo.
4. Si a usted le pasa algo
- Dónde están su acuerdo operativo o de sociedad, el acuerdo de compraventa entre socios (buy-sell) y el poder notarial para el negocio
- Cualquier seguro de persona clave o seguro del negocio
- Garantías personales y deudas del negocio que su familia debería conocer
- Sus deseos: que el negocio siga en la familia, venderlo o cerrarlo con orden
- Una carta, con sus propias palabras, para quien se haga cargo
Traspasar la propiedad de un negocio normalmente requiere los documentos legales adecuados, no solo una nota. Hable con un abogado de negocios y con su contador sobre lo que corresponde a su tipo de entidad y a su estado.
La lista de continuidad de un vistazo
| Sección | Qué preguntas responde |
|---|---|
| Datos básicos y asesores | ¿Qué es este negocio y quién ya ayuda a manejarlo? |
| Mantenerlo funcionando | ¿Qué vence, a quién le pagamos, a quién llamamos? |
| Plan del suplente | ¿Quién está a cargo y qué puede decidir? |
| Si pasa algo | ¿Dónde están los acuerdos y qué quería el dueño? |
Póngalo en papel esta semana
Una carpeta o un documento compartido con estas cuatro secciones es suficiente. Agregue una lista para los primeros 30 días, un registro de decisiones y una carta para quien se haga cargo, y escríbalo en español y en inglés si un socio, encargado o familiar prefiere otro idioma. Para la parte médica de estar preparado, obtenga el Kit Listo para Emergencias gratis: el Resumen de salud de emergencia de una página, la guía "¿A dónde voy?" y tarjetas de intérprete para la cartera, en español y en inglés. Vea también nuestra guía sobre cómo dejarle a su familia sus cuentas digitales y contraseñas.
El equipo de Ambos Health
Información general, no es asesoría legal, fiscal ni financiera. Consulte a un abogado de negocios y a su contador sobre su situación.